Определяем расчетный период. При выплате больничного пособия это два календарных года, предшествующих году начала болезни. То есть заболел в 2019-м — для расчета возьмут доходы за 2018 и 2017 годы. Длительность расчетного периода всегда составляет 730 дней.
Пример. В 2018-м доход работника составил 400 000 руб., в 2018 — 380 000 руб. Средняя дневная зарплата составит: (400 000+380 000)/730=1068,49 руб.
Сотрудник, который в расчетном периоде находился в отпуске по уходу за ребенком, может заменить эти годы расчетного периода годами, когда он работал. Для этого нужно представить работодателю заявление. Без заявления бухгалтер не имеет права самостоятельно заменить расчетный период. Заменять можно только на те годы, которые непосредственно предшествуют наступлению страхового случая.
Лимит. За каждый год расчетного периода можно учесть ограниченную сумму выплат, установленную законодательно. Так, за 2018 год в расчет для пособия берут сумму, не превышающую 815 000 руб., за 2017 год — не превышающую 755 000 руб.
Что включают в заработок. Все выплаты за расчетный период, с которых платили взносы на социальное страхование. Соответственно, выплаты, которые не облагаются страховыми взносами, надо исключить из общей суммы заработка за расчетный период (это государственные пособия; законодательно установленные компенсационные выплаты; материальная помощь, не превышающая 4000 руб. в год).
Если работаете без трудового договора (на серую зарплату), то на пособие не рассчитывайте. В этом случае соцстрах не получал с вашего дохода отчисления, а значит, не обязан оплачивать больничный
Когда пособие рассчитывают из МРОТ. Если в расчетном периоде не было заработка либо среднемесячный заработок оказался меньше МРОТ, то средний дневной заработок рассчитывают по формуле: МРОТх24мес./730дней.С 1 января 2019 года МРОТ равен 11 280 руб.
Страховой стаж. Пособие рассчитывается с учетом страхового стажа сотрудника — в процентах от среднего дневного заработка (100% при стаже 8 и более лет, 80% — от 5 до 8 лет, 60% — до 5 лет). Это значит, если ваш стаж официально не подтвержден (работали без оформления или работодатель не платил страховые взносы с вашей зарплаты), то пособие по болезни будет минимальным.
Кстати. Если сотрудник раньше работал в других организациях, то для расчета пособия он должен предоставить справки о зарплате с предыдущих мест работы. Предыдущий работодатель обязан выдать сотруднику такую справку за два календарных года, предшествующих году прекращения работы, и текущий календарный год: в день прекращения работы; после прекращения работы — по письменному заявлению человека, не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления.
Ситуация. Если сотрудник не может подтвердить доход, полученный у прежнего работодателя, то получить недостающие сведения можно в Пенсионном фонде. Для этого работник пишет заявление своему действующему работодателю, в котором просит направить запрос в территориальное отделение ПФР. На его основании бухгалтер направляет запрос в ПФР о предоставлении сведений о заработке, начисленном сотруднику в расчетном периоде, причем запросы направляют по каждому работодателю отдельно.
Внешний совместитель
Первая ситуация: на момент начала болезни сотрудник работает в нескольких организациях и в этих же организациях он работал в расчетном периоде. В таком случае пособие ему выплатят на каждом месте работы.
Вторая ситуация: сотрудник работает в нескольких местах, а в расчетном периоде числился в других организациях и потом уволился оттуда. В этом случае он может получить пособие только в одном из мест текущей работы на свой выбор. Для этого он должен представить справки с других мест работы о том, что пособие ему не назначалось.
Третья ситуация: сотрудник работает в нескольких организациях, а в расчетном периоде работал как в этих же организациях, так и в других. В этом случае по выбору сотрудника пособие выплачивает каждая из организаций, в которой он работает; либо одна из организаций, в которой сотрудник работает на момент болезни.
Внутренний совместитель. Средний заработок для расчета пособия определяется исходя из всех выплат в расчетном периоде (учитывается оплата как за основную работу, так и за совместительство).
Формула расчета
Средний дневной заработок = заработок сотрудника за расчетный период: 730 дней.Дневное пособие = средний дневной заработок х процент в зависимости от стажа.Размер пособия по болезни = количество дней болезни х дневное пособие.

Пример. В январе 2019 года сотрудник проболел 5 календарных дней. Его страховой стаж — 7 лет, поэтому пособие выплачивают в размере 80% среднего заработка. В расчетный период для оплаты больничного входят 2017 и 2018 годы.
Фактический его заработок в 2017 году составил 290 000 руб., в 2018 году — 320 000 руб. Сумма дохода сотрудника за 2017 и 2018 годы не превышает предельного размера (755 000 руб. и 815 000 руб. соответственно).
Поэтому средний дневной заработок для начисления пособия составит: (290 000 руб. + 320 000 руб.) : 730 дн. = 835,62 руб./дн. Учитывая стаж, принимаем 80% от этой суммы = 668,50 руб. Размер пособия по болезни составит: 668,50 × 5 дн. = 3342,50 руб.

На заметку. В 2019 году сотрудники вправе приносить больничные как на бумаге, так и в электронном виде. Но для работы с электронными больничными у работодателя должны быть личный кабинет на сайте ФСС и технические возможности.
За чей счет болеем. На расходы работодателя ложится пособие за первые три дня болезни, фонд социального страхования возмещает за все остальные дни нетрудоспособности. Соцстрах компенсирует пособие по временной нетрудоспособности с первого дня, если работник болел из-за несчастного случая на производстве или профзаболевания; протезировался в специализированном стационаре; долечивался в российском санатории после и по направлению стационара; брал больничный по уходу за членом семьи; был на карантине сам, с ребенком до семи лет, посещающим детский сад, или с другим недееспособным членом семьи.
Подготовлено с использованием системы Главбух